Il Decreto Legge 185/08, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, ha introdotto l'obbligo per Società, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni di istituire una versione "virtuale" della sede legale tramite la Posta Elettronica Certificata.
La PEC è un mezzo di comunicazione veloce, sicuro ed economico, con la stessa validità legale garantita dai tradizionali mezzi cartacei.
L'articolo 16 c. 6 prevede che alla tradizionale "sede fisica", che per le società viene identificata con l'indicazione dell'indirizzo nel Registro delle imprese, venga affiancata una "sede elettronica" presso cui potranno essere recapitati tutti gli atti e i documenti a valore legale.

Come funziona la Posta Elettronica Certificata (PEC)

La PEC permette di accelerare i contatti tra Pubbliche Amministrazioni e imprese e rende più sicura ed economica la trasmissione documentale: vediamo nel dettaglio come funziona.

1. Il mittente (utente A) invia un messaggio al destinatario attraverso il server di Posta Elettronica Certificata del suo gestore (punto di accesso), previa verifica delle credenziali di accesso.

2. Il gestore di PEC provvede a inviare nella casella del mittente (utente A) una ricevuta di accettazione o di non accettazione, sulla base dei controlli formali effettuati sul messaggio pervenuto. Le ricevute PEC riportano la data e l’ora dell’evento, l’oggetto del messaggio e i dati del mittente e del destinatario e l’eventuale causa di non accettazione.

3. Il messaggio PEC viene quindi imbustato all’interno di un altro messaggio (chiamato busta di trasporto) di tipo S/MIME firmato digitalmente dal gestore e inviato al punto di ricezione (gestore del destinatario).

4. Il punto di ricezione effettua il controllo della firma del gestore mittente e verifica la validità del messaggio, in caso di esito positivo provvede a inviare al server del gestore PEC mittente una ricevuta di presa in carico del messaggio PEC e invia il messaggio PEC verso il punto di consegna.

5. Il punto di consegna rende disponibile il messaggio nella casella del destinatario (utente B), a questo punto il destinario (utente B) è in grado di leggere il messaggio di Posta Elettronica Certificata PEC (punto 8).

6. Il punto di consegna invia al gestore PEC mittente una ricevuta di avvenuta consegna.

7. Il gestore mittente rende disponibile la ricevuta di avvenuta consegna nella casella del mittente (utente A).
Nel caso in cui il messaggio sia inviato contemporaneamente a più destinatari di Posta Elettronica Certificata PEC, il mittente si vedrà recapitare una sola ricevuta di accettazione e tante ricevute di avvenuta consegna, o di non avvenuta consegna, una per ogni destinatario.
Se, invece, il messaggio è stato inviato a uno o più destinatari di posta ordinaria (non certificata), oltre a non avere alcun valore legale, non verranno generate le ricevute di avvenuta consegna.